Google Workspace : le guide complet de la plateforme de collaboration

Origine de l'article : PRESSE NUMERIQUE .

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Introduit officiellement en octobre 2020 par le géant des moteurs de recherche, Google Workspace est une plateforme de collaboration et de productivité. En réponse aux mesures prises par les gouvernements dans le contexte du Covid-19, cette plateforme flexible et novatrice a pour ambition de permettre aux petites comme aux grandes entreprises d’innover leurs modes de travail. Et ce, peu importe où se trouve chaque collaborateur.

Pour garantir le bon fonctionnement de leur structure en coulisses et booster la performance de leur équipe, de plus en plus d’entreprises font aujourd’hui le choix d’utiliser divers produits SaaS. Parmi les flopées de solutions qui existent, Google Workspace (ex G-suite) est sans aucun doute le produit dont il serait aujourd’hui difficile de se passer.

En effet, même si de nombreuses solutions de collaboration pullulent sur le marché, ce service reste de loin la meilleure option pour les entreprises. Notamment grâce à la richesse de ses fonctionnalités et les myriades de nouvelles applications qui l’accompagnent. Évidemment, les utilisateurs pourront toujours retrouver les outils classiques comme Google Drive, Google Docs, Google Sheets ou encore Google slides. Enrichis eux aussi de nouvelles fonctionnalités.

Google Workspace : quésaco ?

Digne remplaçant de Google G-Suite, la suite de productivité en mode SaaS signée Google, Google Workspace a fait ses débuts en 2020. Notamment dans le but de rapprocher les équipes et faciliter le travail ensemble durant les restrictions liées à la crise du Covid-19.

En clair, Google Workspace a été savamment pensé pour satisfaire les besoins des télétravailleurs. Ceci afin qu’ils continuent d’interagir avec leurs collègues de travail comme s’ils étaient dans la même pièce grâce à des applications collaboratives.

Par ailleurs, Google Workspace est surtout le fruit de l’ambition de la multinationale de répondre aux besoins de toutes les entreprises. Et cela, indépendamment de leur taille et de leur champ d’activité. Ceci aussi bien en termes d’organisation que de fonctionnement. Ensuite, à l’occasion du lancement officiel de la plateforme, le géant avait annoncé son objectif de faire de Gmail une workplace digitale pour ses utilisateurs. Dans cette optique, le service de messagerie s’est vu agrémenté d’un nouveau service de visioconférence baptisée Google Meet.

Bien évidemment, Google Workspace ne se contente pas de proposer des outils de team messaging et des fils de discussions instantanés, pour répondre aux évolutions de la vie professionnelle, la plateforme intègre un large panel d’outils de productivité et de collaboration basés sur le cloud. On y retrouve notamment les outils disponibles dans G- Suite.

En définitive, l’ambition de Google, c’est de permettre aux entreprises tout secteur confondus, aux institutions et aux organisations de tirer pleinement avantage de leur transformation numérique grâce à Google Workspace.

Quels sont les points forts de l’espace de travail Google

A l’heure où le travail fait face à de profondes mutations et que les interactions entre les personnes passent de plus en plus par les voies électroniques, il est plus que jamais difficile de conserver des liens humains.

Heureusement, avec la bonne solution, il devient moins complexe de collaborer et de favoriser les échanges humains. Et cela peu importe où l’on se trouve. Et cela, tout en profitant des avantages d’un monde de plus en plus décentralisé et digitalisé. Google Workspace se positionne comme la solution idéale pour créer, communiquer et collaborer de la manière la plus efficace et productive possible. Ceci, par l’intermédiaire d’outils de collaboration bien pensés et ergonomiques.

Dans les détails, Google workplace c’est :

Une myriade de fonctionnalité tourné vers la sécurité et la confidentialité

L’utilisation d’un outil basé sur le Cloud comme Google Workplace implique l’entrée et la sortie d’un certain de données et parfois d’informations sensibles. C’est pour cette raison que la sécurité et la confidentialité font partie des nerfs de guerre de la firme de Mountain View.

Ainsi, Google Workspace intègre de puissantes fonctionnalités de sécurité cloud, une gestion de données responsable. Mais aussi des outils de confidentialité de pointe. Ceux-ci permettent de protéger les informations des utilisateurs et  assurer la confidentialité des informations personnelles en continu.

Parmi celles-ci, on peut citer les capacités de détection intelligentes dans Google Meet. Cette nouvelle fonctionnalité a pour objectif d’empêcher les utilisateurs inconnus et potentiellement abusifs de perturber les réunions. On retrouve également dans Google Meet, le système de classification automatique des salons de discussion contenant du spam.

En somme, Google Workspace dispose de toute la technologie, les ressources et les connaissances requises pour protéger chaque individu qui les utilise et leur permettre de garder le contrôle.

Une nouvelle expérience utilisateur intégrée

Pour offrir à l’utilisateur un espace de travail plus performant, Google Workspace regroupe dans une seule plateforme ses principaux outils de communication. Ceci de manière à permettre à chaque utilisateur d’avoir un accès centralisé à tout ce dont il a besoin.

On y retrouve le chat, la messagerie, les appels vocaux ou visioconférence, la gestion de contenu et fonctionnalités de collaboration. Retrouver ces outils au même endroit facilite la collaboration entre les membres de l’équipe tout en rationalisant l’expérience client.

Par ailleurs, Google Workplace intègre  Smart Canvas. Une fonctionnalité qui permet de fluidifier la collaboration entre les différentes briques de la plateforme. Dans les détails, Smart canvas permet de simplifier l’extraction d’informations dans un document grâce aux  @-mentions. De fait, lorsqu’un utilisateur mentionne une personne dans un document, une puce de contact intelligente va fournir les coordonnées des personnes à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise. Cela donne un contexte de type CRM aux interactions.

Autre fonctionnalité innovante : l’intégration à Google Chat de la création et l’édition des outils bureautiques de Google. Autrement dit, Google Docs, Google sheet et Google Slides. Ainsi, l’utilisateur peut prévisualiser un lien dans un document, une feuille de calcul ou un diaporama sans simplement sa souris dessus. Et ce n’est pas tout ! Il est possible de cocréer et coéditer un document en synchronisation en temps réel.

Dans les faits, avec Google Workspace, chaque utilisateur a un accès direct et rapide à ses documents à partir de la même plateforme. Partager, planifier, coordonner et créer avec d’autres membres de l’équipe devient un véritable jeu d’enfant. De plus, Google Workspace fonctionne avec n’importe quel appareil.

L’optimisation de l’organisation

Aujourd’hui, les entreprises ont besoin de solutions qui leur permettent de faciliter le travail à distance, de créer des expériences numériques immersives pour leurs clients. Mais surtout d’optimiser leur organisation au quotidien. Dans cette optique, Google Workspace propose tout d’abord d’aider les entreprises à mieux gérer les horaires. Ceci en permettant de synchroniser les demandes de congés, de maladie et les présences de toutes l’équipe avec Google Agenda en quelques clics.

Ensuite, Google Workspace s’adapte également aux besoins spécifiques de chaque structure. Notamment en permettant la mise en place d’applications spécifiques. Mais aussi la personnalisation de la sécurisation de l’accès.

En outre, avec la console de gestion centrale, il est possible de créer des groupes, et ajouter et/ou supprimer des utilisateurs. Sans oublier l’espace de stockage en ligne qui peut être lui aussi adapté aux besoins de l’entreprise.

Zoom sur les inconvénients de la plateforme de collaboration et de productivité

Bien sûr, si Google Workplace présente des avantages sans précédent, la plateforme n’est pas non plus exempte d’inconvénients. Les voici :

  • Un service d’assistance et de dépannage non pertinent sur certains types de problématiques notamment celles liées à Gmail.
  • Des fonctions Google Sheet limités par rapport à Microsoft excel
  • L’impossibilité de convertir des documents Google Workspace en fichier Microsoft Office.
  • Des applications de messagerie limitées par rapport aux autres offres sur le marché
  • Des problèmes de synchronisation notamment lors du téléchargement de fichiers dans Google Drive.

Quid des plans d’abonnement de la plateforme Workspace de Google

Parce que chaque entreprise est différente, Google Workspace propose des plans d’abonnement adaptés aux besoins de chaque structure.

Tout d’abord, la plateforme Workspace est disponible dans une version freemium. L’utilisateur pourra ainsi accéder  aux principales applications de la suite de productivité de Google en utilisant son compte gmail. Il pourra notamment accéder à  Agenda, Docs, Slides, Sheets, Drive et l’outil de visioconférence Meet. En revanche, la version gratuite est limitée notamment en termes de stockage.

Concrètement, pour bénéficier d’un espace de stockage, de support et de nombre de participants plus important aux visioconférence, il faudra migrer vers une offre payante. Pöur ce faire, l’utilisateur a le choix entre 4 forfaits :

  • Google Workspace Business Starter pour un tarif mensuel de 4,68 € par utilisateur. Il peut accueillir jusqu’à 100 participants.
  • Google Workspace Business Standard accessible à un tarif mensuel de 9,36 € par utilisateur avec une capacité de 150 participants aux visioconférence.
  • Google Workspace Business Plus à 15,60 € par utilisateur par mois. Il a une fonctionnalité vidéoconférence qui peut héberger jusqu’à 250 participants.
  • Google Workspace Entreprise avec un espace de stockage personnalisable, système de suivi de la participation et une assistance avancée. Les tarifs sont disponibles auprès du service commercial.

Comment fonctionne Google Workspace ?

Une fois que l’utilisateur a choisi son plan d’abonnement, il lui faudra dans un premier temps configurer son adresse mail professionnelle et créer un compte Google Workspace. Ensuite, il devra migrer ses données tels que les contacts et l’agenda.

Dans tous les cas, l’utilisateur peut à tout moment accéder au guide de démarrage de Google pour prendre en main l’outil de manière efficace.

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